Politique de confidentialité

L'Assemblée communautaire fransaskoise (« ACF », « nous ») exploite la plateforme Agora (agora.fransaskois.org), qui sert à l'inscription des membres et au déroulement des élections de l'ACF. La présente politique explique quels renseignements personnels la plateforme recueille, pourquoi, qui peut les consulter, combien de temps ils sont conservés et comment exercer vos droits.

Politique provisoire. Cette version décrit fidèlement le fonctionnement actuel de la plateforme. Elle sera remplacée par une politique définitive adoptée par l'ACF; la date indiquée au bas de la page correspond à la version en vigueur.

1. Renseignements que nous recueillons

Selon la façon dont vous utilisez la plateforme, nous recueillons :

Compte de membre : nom, prénom, date de naissance, date du début de votre résidence en Saskatchewan, district, adresse courriel, numéro de téléphone, langue préférée, numéro de membre et mot de passe (jamais conservé en clair).
Inscription à une élection : adresse résidentielle, réponse écrite à une question de compréhension du français, acceptation de la déclaration de membre, demande de changement de district le cas échéant, et images recto verso de votre permis de conduire. Une copie des renseignements de votre profil au moment de l'inscription est conservée au dossier.
Vérification : décisions et notes de la DGE et du personnel, y compris les notes d'un appel de suivi en français.
Vote : le fait que vous avez voté et le moment du vote. Le contenu de votre bulletin n'est jamais relié à votre identité.
Infolettre : votre choix d'abonnement et la date de ce choix.
Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur, et date des connexions et des principales actions dans votre compte, conservés pour la sécurité et la vérification du processus électoral.

Si vous faites partie du registre des membres de l'ACF, votre nom, vos coordonnées et votre district peuvent aussi avoir été versés dans la plateforme par l'ACF.

2. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements pour :

créer et gérer votre compte de membre et vous permettre d'y accéder;
vérifier votre admissibilité comme membre et comme électeur ou électrice (âge, résidence en Saskatchewan, identité, compréhension du français);
établir et tenir la liste électorale, y compris par district;
permettre le vote en ligne tout en protégeant le secret du vote;
vous envoyer les courriels liés à votre compte et aux élections;
vous envoyer l'infolettre de l'ACF, si vous y êtes abonné(e);
assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et les inscriptions en double, et permettre la vérification du processus électoral.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins publicitaires et nous ne les vendons pas.

3. Consentement

Nous recueillons vos renseignements lorsque vous créez votre compte, vous inscrivez à une élection ou mettez votre profil à jour, lorsque le personnel de l'ACF ou la DGE les saisit à votre demande, ou lorsque l'ACF les verse à partir de son registre des membres. En les fournissant, vous consentez à leur utilisation aux fins décrites dans la présente politique.

L'abonnement à l'infolettre est facultatif et exige votre consentement exprès. Vous pouvez vous désabonner en tout temps depuis votre espace membre ou à l'aide du lien au bas de chaque infolettre.

Vous pouvez retirer votre consentement en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 8). Certains renseignements sont toutefois nécessaires pour vérifier l'admissibilité et tenir la liste électorale : sans eux, nous ne pouvons pas traiter votre inscription, et les renseignements déjà versés au dossier d'une élection sont conservés selon les règles décrites à la section 7.

4. Qui a accès à vos renseignements

Seules les personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions ont accès à vos renseignements :

La DGE vérifie les inscriptions et l'identité, et tient la liste électorale. Elle a accès aux dossiers d'inscription, y compris aux pièces d'identité.
Le personnel administratif de l'ACF gère les dossiers des membres et l'infolettre. Il n'a accès ni aux pièces d'identité ni à l'examen des inscriptions.
Websolutions, notre fournisseur technique, héberge et entretient la plateforme. Ses administrateurs peuvent accéder aux données, y compris aux pièces d'identité, uniquement lorsque c'est absolument nécessaire au soutien technique.
Postmark transmet les courriels de la plateforme (voir la section 5).

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements, et nous ne les communiquons à personne d'autre, sauf si la loi l'exige.

5. Lieu de conservation de vos renseignements

La plateforme est hébergée sur des serveurs exploités par Websolutions, notre fournisseur technique, au Canada. Vos renseignements sont conservés dans sa base de données.

Les courriels de la plateforme (activation du compte, réinitialisation du mot de passe, confirmations et, si vous y êtes abonné(e), l'infolettre) sont transmis par Postmark, un service d'envoi de courriels établi aux États-Unis. Pour chaque envoi, Postmark reçoit votre adresse courriel et le contenu du message; pour l'infolettre, il reçoit aussi votre nom et votre district. Ces renseignements sont alors assujettis aux lois des États-Unis, y compris l'accès légal par les autorités de ce pays.

6. Témoins

La plateforme utilise uniquement des témoins (« cookies ») nécessaires à son fonctionnement :

Témoin de session (_acf_agora_session) : il vous garde connecté(e) à votre espace membre. Il ne contient qu'un identifiant; les renseignements de session sont conservés sur nos serveurs. Il est effacé à la fermeture du navigateur, et une session de membre expire au plus tard après quatre heures.
Témoin de confirmation d'inscription : chiffré, il permet d'afficher la page de confirmation après la création d'un compte. Il expire après 24 heures.

La plateforme n'utilise aucun témoin d'analyse, de publicité ou de suivi, ni Google Analytics. Votre choix de langue figure dans l'adresse de la page et n'est pas conservé dans un témoin.

7. Durée de conservation

Pendant la période couverte par la présente politique provisoire :

Les renseignements de votre compte de membre sont conservés tant que votre compte de membre existe.
Les dossiers d'une élection (inscriptions, pièces d'identité, réponses de français, liste électorale et registre de participation) sont conservés de façon sécurisée pendant les délais de recomptage et de contestation, puis détruits de façon sécurisée selon les règles électorales de l'ACF, sous la supervision de la DGE.
Certains renseignements techniques sont supprimés automatiquement : les liens d'activation après 24 heures, les liens de réinitialisation du mot de passe après 2 heures, les sessions inactives après un jour et les aperçus de listes électorales importées après 24 heures.

L'ACF précisera ces durées dans sa politique définitive.

8. Vos droits et notre responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez :

consulter et corriger vous-même la plupart des renseignements de votre profil dans votre espace membre;
demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets que vous ne pouvez pas modifier vous-même;
vous désabonner de l'infolettre en tout temps;
demander la fermeture de votre compte;
porter plainte au sujet de la façon dont nous traitons vos renseignements.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur la présente politique, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Myriam Ben Nasr, Responsable de la protection des renseignements personnels
Assemblée communautaire fransaskoise
1440, 9e Avenue Nord, bureau 215, Regina (Saskatchewan) S4R 8B1
Téléphone : (306) 924-8531
Courriel : myriam.bennasr@fransaskois.sk.ca

Les questions sur votre inscription à une élection ou sur la liste électorale relèvent de la DGE.

9. Sécurité et secret du vote

Nous protégeons vos renseignements par des mesures techniques et administratives, notamment :

toutes les communications avec la plateforme sont chiffrées (HTTPS);
votre adresse, les images de votre permis de conduire, vos réponses de français et les notes du personnel sont chiffrées dans la base de données;
les mots de passe ne sont jamais conservés en clair;
l'accès du personnel est limité selon son rôle, et chaque consultation d'une pièce d'identité est consignée;
les tentatives de connexion répétées sont limitées et les sessions expirent automatiquement.

Secret du vote. Votre bulletin est enregistré sans aucun lien avec votre identité. La plateforme conserve seulement le fait que vous avez voté et le moment du vote, afin d'empêcher un double vote.

Aucun système n'est parfaitement sûr. En cas d'incident touchant vos renseignements, nous prendrons les mesures nécessaires et informerons les personnes concernées.

10. Modifications à la présente politique

La présente politique est provisoire et sera remplacée par la politique définitive de l'ACF. Toute modification sera publiée sur cette page, avec la date de mise à jour indiquée ci-dessous.